Technika pomodoro – wszystko co musisz o niej wiedzieć

Technika pomodoro po raz pierwszy obiła mi się o uszy około 9 lat temu, kiedy nie byłem jeszcze posiadaczem dowodu osobistego. Z góry odrzuciłem ją za nazwę, zadając sobie pytanie, jak można nazwać coś fajnego pomidorem? Od tamtej pory Pomodoro spotkałem jeszcze kilka (a może kilkanaście) razy, nie licząc tych, które związane były z wypadami do włoskich restauracji. W kolejnych podejściach odstraszyła mnie praca z timerem kuchennym i chodzenie z nim do miejsc, w których realizuję powierzone sobie działania. 

No i stało się! Niedawno zakupiłem sobie nowy dzienniczek do planowania zadań. Okazało się, że zawiera on pola do odhaczania cyklów pracy w zgodzie z techniką Pomodoro. Ileż można się opierać?

Ten wpis udostępniłem także w przystępnej graficznej formie:

Do niedawna stosowałem techniki takimi, jakimi są, zamiast dostosowywać je do siebie

A jeśli nie działały takimi, jakimi są, wyrzucałem je ze swojego życia. Ot, takie moje małe natręctwo. Kierowałem się dziwnym przekonaniem, że skoro ktoś napracował się przy wynalezieniu danej techniki, jej finalna postać jest najbardziej optymalną. Na szczęście pozbyłem się go.

Ostatecznie, zdecydowałem się na przetestowanie techniki Pomodoro (prawie) według zaleceń jej wynalazcy. Dałem sobie na to miesiąc. Jak wrażenia? 

Technika pomodoro – na czym polega?

Technika Pomodoro jest szeroko wychwalanym (chociaż spotkasz się także z krytycznymi opiniami na jej temat) narzędziem do zarządzania sobą w czasie (Pomimo powszechności pojęcia „zarządzania czasem”, należę do obozu twierdzącego, że czasem nie da się zarządzać). Jej autorem jest Francesco Cirillo w latach 80 ubiegłego wieku. Zgodnie z Pomodoro dzielimy naszą pracę na cykle, na które składa się 25 minut nieprzerwanej pracy w skupieniu oraz 5 minut przerwy. Technika pomodoro, w dużym uproszczeniu, ma na celu poprawienie efektywności Twojej pracy. 

Czego potrzebujesz do zastosowania techniki Pomodoro?

Według oryginalnej techniki potrzebujesz:

• fizycznego czasomierza,
• kartki / zeszytu / organizera,
• długopisu / ołówka. 

Aplikacja do techniki pomodoro online

W praktyce, wiele osób decyduje się na rozwiązanie, jakim jest aplikacja do techniki pomodoro. Taki program online to na przykład: Pomodoro-tracker.com (w wersji webowej lub na smartfona) lub zwykły elektroniczny czasomierz.

Istnieją także desktopowe programy do techniki pomodoro. Nie korzystałem jednak nigdy z tego typu aplikacji.

Technika pomodoro i jej główne elementy

Poniżej przedstawiam najważniejsze elementy, z których składa się technika pomodoro: 

1. Zaplanuj zadanie lub listę zadań, którą chcesz zrealizować oraz oszacuj liczbę potrzebnych cyklów.
2. Ustaw timer na 25 minut.
3. Pracuj w skupieniu, koncentrując się wyłącznie na wykonywanym zadaniu.
4. Gdy czasomierz odliczy 25 minut, zakończ pracę i odhacz na liście wykonanie jednego bloku pracy)
5. Udaj się na 3-5 minutową przerwę.
6. Ponownie ustaw czasomierz i natychmiast wróć do wykonywanego zadania

Dodatkowo:

1. Po wykonanych czterech cyklach zrób sobie 15-30 minutową przerwę i zacznij od nowa. 
2. Jeśli w trakcie jednostki 25-minutowej pracy wykonasz zadanie, skreśl je z listy i natychmiast przystąp do kolejnego. 
3. Kluczowa jest eliminacja dystraktorów, czyli „przeszkadzajek”, którą mogą Cię zdekoncentrować (telefon, Facebook, e-mail)
4. Według autora techniki pomodoro czasomierz powinien być fizycznie nakręcany, a także emitować dźwięk (tykania oraz dzwonka obwieszczającego koniec sekcji pracy lub odpoczynku) – dla mnie to zbyt duże wymaganie.

Proste. To tyle?

To teraz pora na małą ciekawostkę. Wejdź na stronę francescocirillo.com , na której znajdziesz ofertę Pomodoro coachingów, szkołę składającą się z 4 poziomów wtajemniczenia, masterclass i… dalej nie sprawdzałem. Nie znam zawartości szkoleń, więc nie oceniam, ale muszę wspomnieć o tym, że liczba produktów i usług stojąca za tak prostą techniką sprawiła, że poczułem się, jakbym stał u bram siedziby nowego ruchu religijnego. 

Jakie korzyści wynikają ze stosowania techniki pomodoro?

Według autora, stosując technikę Pomodoro: 

• zwiększysz efektywność swojej pracy, wykonując zadania lepiej i szybciej,
• dowiesz się ile czasu poświęcasz na konkretny typ zadań, dzięki czemu łatwiej oszacujesz wysiłek potrzebny na realizację przyszłych obowiązków,
• skreślając (czyli wykonując) zadanie poczujesz pozytywne emocje, wiążące się z poczuciem sukcesu,
• zwiększysz koncentrację na zadaniu i ograniczysz wpływ czynników rozpraszających Cię podczas pracy,
• i inne, o których przeczytasz na francescocirillo.com

Technika Pomodoro jest łatwa we wdrożeniu i każdy bez trudu sam sprawdzi jej skuteczność na sobie. 

Dodatkowo, postanowiłem udać się na poszukiwania publikacji naukowych stojących za założeniami Pomodoro. Dla ciekawskich zostawiam link do przystępnie opisanego podsumowania w języku angielskim, odwołującego się do konkretnych artykułów akademickich.

Jak oceniam wpływ tej techniki na moją pracę?

Technikę pomodoro stosuję od 3 tygodni.

W trakcie pierwszych 14 dni posługiwałem się techniką Pomodoro w prawie niezmienionej formie. Czasomierz kuchenny zastąpiłem moim fitbandem FitBit Charge 3, który okazał się do tego celu naprawdę doskonały! W ciągu kilku sekund uruchamiam odliczanie 25 minut, a po ich upłynięciu opaska za pomocą wibracji daje mi znać, że pora na przerwę.

Zacząłem od wprowadzenia jednego cyklu dziennie, by powoli przyzwyczajać się do nowego narzędzia. Po kilku dniach doszedłem do 4 pomodoros w trakcie dnia pracy, a w drugim tygodniu Pomodoro stosowałem już przez większość dnia.

Do rutynowej pracy technika Pomodoro to cudo!

Moim największym demonem codziennej pracy jest wewnętrzny przymus sprawdzenia czegoś „ważnego”, nawiązania pogawędki i wykonywania innych dekoncentrujących rzeczy. Z techniką Pomodoro błyskawicznie zrezygnowałem ze wszystkiego, co nieistotne. Już po kilku dniach poczułem, że moja koncentracja stała się niezawodna. Stwierdziłem, że system 25-5 jest ideałem, którego potrzebowałem od zawsze. Moja efektywność wzrosła, a  do rutynowych zadań podchodziłem z większą motywacją (Być może dlatego, że zajmowały mi 1/3 standardowego czasu, podczas którego normalnie czytałbym bloga na temat życia z szympansem pod jednym dachem).

W przypadku trudnych zadań, technika pomodoro także okazała się świetna. Pod warunkiem, że nie chodziło o zadania twórcze, o czym niżej.

Za to z prywatnymi projektami i pracą twórczą było così così

W przypadku prywatnych projektów technika Pomodoro wciąż potrafiła się bardzo dobrze sprawdzać, choć zdecydowanie nie tam, gdzie wymagana była praca twórcza lub kreatywne podejście do problemu.

Przykład? Pisanie tekstu z techniką Pomodoro każdorazowo zabijało we mnie kreatywność w momencie, w którym właśnie się rozkręcałem. Wracając po przerwie, przez kolejne 15 minut nie potrafiłem osiągnąć doskonałego stanu, w którym tworzył się tunel między mną, a wykonywanym zadaniem. Traciłem ważny okres czasu, w którym bombardowały mnie setki ważnych myśli, które w magiczny sposób przekładały się na postępy w pracy. Finalnie, każda godzina składała się z około 20 minut produktywnej, twórczej pracy. To nieźle, ale wciąż za mało.

Dlatego dostosowałem Pomodoro do siebie

Pisząc ten tekst także stosuję technikę Pomodoro, choć inaczej podchodzę do bloków czasowych przeznaczonych na pracę. 

W zasadzie zmieniły się tylko dwie reguły, które miały na celu skuteczną eliminację killera mojej kreatywności. Kluczem okazało się słowo „minimum”:

1. Zdecydowałem się na określenie sekcji pracy na minimum 25 minut. 
2. Postanowiłem, że dłuższa przerwa przysługuje mi po minimum 4 pomodoros na koncie. 

Dzięki powyższym drobnym zmianom, po 25 minutach decyduję, czy zrobić sobie przerwę, czy pracować dalej. Jeśli wybieram opcję drugą, kończę w momencie, w którym motywacja lub poziom mojej kreatywności spadają. Bywa, że jest to 30 minut, ale bywa także, że 60 lub nawet 75. 

W tej postaci technika Pomodoro, w moim przypadku, świetnie nadaje się także do takich zadań jak pisanie pracy dyplomowej, integracja informacji na temat określonego problemu czy praca nad Human360. Po upływie 25 minut nie muszę żegnać się z otwartą głową i długo wykopywanym tunelem, który sprawia, że istnieję tylko ja i moje zadanie. Robię przerwy wtedy, kiedy czuję, że motywacja i kreatywność zaczęły samoistnie spadać. Wtedy krótkie oderwanie od zadania stanowi doskonały moment na oczyszczenie umysłu i przygotowanie go do dalszej wytężonej pracy. 

Technika Pomodoro już ze mną zostanie

Choć w wersji GMO. Uznałem, że to świetna technika, który w olbrzymim stopniu pomaga mi w zwiększeniu produktywności.  Dwie drobne zmiany pozwoliły mi na nieustanne wykorzystywanie jej w codziennej pracy zawodowej oraz w prywatnych projektach. Jeśli spotkałeś się wcześniej z Pomodoro i zrezygnowałeś z niego z powodu podobnej wady do tej, o której wspomniałem, być może warto byłoby dać sobie jeszcze jedną szansę, dostosowując narzędzie do własnych preferencji?

Chcesz poznawać więcej technik takich jak Pomodoro?

Dołącz do mojego świeżego newslettera Human360, w którym każdego wtorku serwuję kolejne porcje użytecznej wiedzy: Chcę dołączyć do newslettera!

Dodatkowe linki 

• https://francescocirillo.com/ – Oficjalna strona Francesco Cirillo, autora techniki Pomodoro
• https://www.focusboosterapp.com/blog/the-science-behind-the-Pomodoro-technique/ – nauka stojąca za założeniami techniki Pomodoro, związanymi z łączeniem czasu pracy z regularnymi przerwami,
• https://pomodoro-tracker.com – aplikacja do techniki Pomodoro online – to mały program, który pozwoli Ci pracować w zgodzie z duchem techniki Pomodoro. Także w wersji na iOS.