Nagrywając jedną z ostatnich Rolek na Instagramie o radzeniu sobie z prokrastynacją, złapałem się na tym, że jako jeden ze sposobów zaproponowałem zastosowanie technik zarządzania sobą w czasie. I niby nic się nie stało, bo pojęcie to nadal uważam za ok. Sam zazwyczaj stosuję jednak określenia takie jak: “produktywność”, “skuteczność”. Robię tak, ponieważ zarządzanie sobą w czasie może silnie kojarzyć się z całą listą technik rodem z książek Briana Tracy’ego z lat 1990-2005, przychodzeniem do pracy godzinę wcześniej, wychodzeniem godzinę później i brakiem przerw. Nie chcę krytykować wielu z nich, bo nadal planuję dni i ustalam priorytety dla swoich celów. Problem stanowi filozofia stojąca za klasycznymi metodami, która poddana testom obciążeniowym współczesnych czasów, zwyczajnie wysiada.
W tekście odpowiadam na pytania:
- Dlaczego tradycyjne zarządzanie sobą w czasie nie daje rady we współczesnym świecie?
- Z jakimi problemami mierzymy się współcześnie podczas codziennej pracy?
- Jakie są wady klasycznego zarządzania sobą w czasie (znanego również jako “zarządzanie czasem”)?
- Skuteczne zarządzanie sobą w czasie współcześnie – czym zastąpić nieaktualne metody? [ZAPOWIEDŹ WPISU]
- Zarządzanie czasem vs. Zarządzanie sobą w czasie – co dzieli oba pojęcia?
Tradycyjne zarządzanie sobą w czasie, a wyzwania współczesności
W świecie specjalistów i kadr zarządzających czas stał się zasobem ewidentnie wybrakowanym. Niekoniecznie musi to oznaczać , że większość dnia obijamy się zamiast pracować. Często wręcz odwrotnie, w wielkim zabieganiu i szumie informacyjnym próbujemy wykonać nasze zadania możliwe sprawnie, by odzyskać dodatkowe godziny lub chociaż minuty na ważne działania i cele, których termin realizacji za chwilę przesuniemy po raz dziesiąty. Klasycznie rozumiane zarządzanie sobą w czasie wydaje się w tym wypadku doskonałym lekiem. I być może byłoby, ale… dość dawno temu. Nie uważam przy tym, że tradycyjne techniki rodem z “Zarządzania czasem” Briana Tracy’ego są czymś złym, bo tworzenie list zadań, planowanie lub priorytetyzacja nadal mogą być korzystnymi elementami organizacji codziennej pracy. Wiele z nich okaże się bardziej skutecznym rozwiązaniem, które lepiej przełoży się na wyniki w pracy i ogólny dobrostan psychiczny (Aeon, Faber i Panaccio, 2021), niż brak jakichkolwiek strategii planowania. Brakuje w nich jednak bardzo ważnego komponentu. Adaptacji do aktualnych lat i szybko zmieniającego się świata. A to wymagałoby przewrócenia do góry nogami całej klasycznej filozofii zarządzania sobą w czasie.
Współcześnie załadowanie się zadaniami “jeszcze bardziej pod korek” może przynieść odwrotny efekt od oczekiwanego. Dlatego w odróżnieniu od tego, co proponują stare metody, powinniśmy przestać mierzyć liczbę ukończonych zadań, a zamiast tego skupić się na jakości i strategicznym decydowaniu, które działania są kluczowe dla firmy, naszych zysków, rozwoju i dobrostanu psychicznego.
Pamiętajmy, że tempo rozwoju świata nie rośnie liniowo, a prędzej wykładniczo. Choć dorobek, który oferuje nam tradycyjne zarządzanie sobą w czasie może (a nawet powinno) stanowić ważny obszar organizacji pracy, dziś potrzebujemy elastycznych strategii, które będą dostosowane do naszych potrzeb i wyzwań.
Dlatego każda książka i każde szkolenie na ten temat powinno skupiać się na stworzeniu własnego systemu zarządzania naszą pracą. Dostosowaną do naszego zawodu, zadań, cech osobistych i otoczenia, w którym funkcjonujemy. Sztampowe techniki odpowiednio użyte pomogą, ale nie załatwią sprawy!
Stare “zarządzanie czasem” – wady
Dlaczego to, co znamy pod nazwą “zarządzanie czasem” często nie spełnia swojej roli w latach 20 obecnego wieku?
Zamiast redukcji stresu, jeszcze większa presja!
W klasycznej literaturze dotyczącej zarządzania sobą w czasie łatwo trafić na fragmenty mówiące, że im bardziej staniemy się efektywni, tym więcej miejsca stworzymy sobie na dodatkowe zadania, a tym samym szybszy rozwój. W mojej opinii takie podejście współcześnie prowadzi do jeszcze większej presji. Zamiast radości z pracy i kluczowych wyników, biegasz na kołowrotku, by zrobić więcej.
Awaria umysłu, czyli przeładowanie poznawcze
Nietrudno ulec wrażeniu, że wspomniana filozofia wydaje się oceniać efektywność przez pryzmat liczby zadań wykonanych w określonym czasie. Wskutek tego, zapychając dzień maksymalną liczbą tasków łatwo ulec złudzeniu, że będziemy w ten sposób bardziej produktywni. Współczesny świat postanowił jednak powiedzieć “Sprawdzam!”, testując stare zarządzanie sobą w czasie pod silnym obciążeniem.
Żyjemy w ciągłym przeładowaniu informacjami, zadaniami i ogólnym przebodźcowaniu. Tak, były takie czasy, w których żeby skontaktować się z firmą, należało pofatygować się do telefonu stacjonarnego lub wręcz udać się osobiście do jej siedziby. W dobie modemów podpiętych pod linię telefoniczną, o przepustowości 56 kilobitów na sekundę, pochłanianie i wymiana informacji w Internecie była zdecydowanie utrudniona.
Dziś jest odwrotnie. Nie tylko trudno uciec od poznawczego bombardowania z każdej strony, ale i często postrzegamy sieć jako coś przyjemnego, spędzając godziny na Instagramie, Facebooku, TikToku i portalach. Dorzućmy do tego ciągłą wymianę maili służbowych, informacji w platformach do zarządzania projektami, komunikatorach takich jak Slack oraz spotkania online. To doskonały przepis na przeładowanie poznawcze, w którym zwyczajnie trudno się odnaleźć, planować, a przemyślana praca w pełnej koncentracji graniczy z cudem.
Dzień, w którym wykonasz swoją listę zadań bez kreślenia to dar z niebios!
Twoja dopracowana, przygotowana dzień lub kilka dni wcześniej lista zadań przestaje być aktualna w momencie, w którym zaczynasz pracę i otwierasz skrzynkę e-mail. Zadania i informacje napływają do nas nieprzerwanie przez cały dzień.
Nie krytykuję to-do list. Sam codziennie je stosuję, ale prawie każdego dnia moja lista wymaga co najmniej dwukrotnej edycji – przesuwania na później, delegowania, wprowadzania pilnych spraw.
Plan musi być więc elastyczny, poddawany korektom, a zarazem odporny na wkradanie się bezsensownych zadań, które kradną dzień.
Priorytetyzacja? W świecie, w którym wszystko jest pilne?
Ponownie, nie krytykuję nadawania priorytetu zadaniom i celom, ale… Dzisiaj wszystko jest pilne, a jeśli nawet coś nie wydaje się dla nas ważne to zapewne jest takie dla przełożonego lub klienta.
Posługując się wyłącznie matrycą Eisenhowera, w życiu nie doszedłbym do zadań ważnych i niepilnych. Musiałbym się naprawdę nieźle napocić, by znaleźć dla nich czas.
By umieścić ich realizację w rzeczywistości, potrzeba zorganizowanego, elastycznego i dostosowanego do Twojej pracy systemu produktywności, którego nie zbuduje za Ciebie książka.
Multitasking dawno został obalony
W conajmniej kilku książkach starszej daty i paru blogach przeczytałem o multitaskingu jako sposobie na poprawę wydajności.
Między innymi, autorzy wskazywali, że w pracy brakuje nam czasu na rozwój przez edukację. Dlatego proponowali jednoczesną realizację pracy i np. słuchanie audiobooków lub podcastów związanych z naszą branżą. Niestety, byłoby to zbyt piękne, bo multitasking prowadzi do obniżenia jakości wykonywanych zadań, popełniania większej liczby błędów, a przez obładowanie różnymi obowiązkami, do zwiększenia poziomu stresu (nawet jeśli multitasking prowadzi na pewnym poziomie do wzrostu wydajności). Nasz mózg ma ograniczone zasoby uwagi, i kiedy próbujemy jednocześnie wykonywać wiele zadań, efektywność i skupienie spadają.
Umysł może angażować się poznawczo tylko w jedno działanie jednocześnie. Jeśli edukujesz się w trakcie realizacji projektu dla klienta, albo zawalasz naukę, albo pracę. Albo oba. Zajmowanie się kilkoma zadaniami naprzemiennie też nie działa, ponieważ ponosisz koszt utraty koncentracji przy każdym przerzucaniu swojej uwagi.
Jest od tego wyjątek. Możesz wykonywać jednocześnie czynność angażującą poznawczo (np. naukę) i angażującą fizycznie, jak np. spacer lub jazda rowerem. Pod warunkiem, że jest to dla Ciebie automatyzmem i poruszasz się drogą, na której nie musisz co chwilę zastanawiać się kto ma pierwszeństwo lub przeciskać się rowerem przez ścieżkę przeplataną z jezdnią, na której jesteś uczestnikiem ruchu razem z pojazdami. Dla mnie słuchanie podcastów edukacyjnych jest doskonałym rozwiązaniem na kilkugodzinne podróże autostradą, przy którym podróż jest w odczuciu szybka, przyjemna, a dodatkowo bogata w nowe pomysły.
Nadmierne obładowanie zadaniami, które prowadzi do obniżenia jakości pracy
Nasza energia, uwaga i zdolność do koncentracji nie są zasobem niewyczerpywalnym. Im bardziej przeciążasz umysł, tym więcej popełnisz błędów.
Niedostateczne podejmowanie (lub wręcz pomijanie) aspektu czasu wolnego
W literaturze rzadko miałem okazję doświadczyć tego, jak wzajemnie wpływają na siebie odpoczynek i praca. Ma to szczególne znaczenie, ponieważ przepracowanie i napięcie związane z nim, będą torpedowały czas wolny, by ponownie, brak regenerującego relaksu czynił kondycję psychofizyczną gorszą, co przełoży się na wyniki w pracy.
Rady z książki „Zarządzanie czasem” Briana Tracy’ego o przychodzeniu do biura godzinę wcześniej, nierobieniu przerw i wychodzeniu godzinę później wydają mi się w dzisiejszych czasach kuriozalne. Mówię to pracując bardzo dużo i dzieląc siły między firmę, z którą po dziś dzień jestem związany jako project manager i specjalista SEO, biznesem i twórczością internetową.
We własnym biznesie nie chcę, by droga do awansu polegała na zarzynaniu się na śmierć. Nie chcę również przemęczonych pracowników, którzy nienawidzą swojego miejsca pracy.
Niedostosowanie do pracy zdalnej
Pandemia wymusiła na firmach i pracownikach szybki rozwój infrastruktury do pracy zdalnej i dostosowanie procesów w tym zakresie.
Moja pierwsza myśl po przejściu na pracę z domu, którą wcześniej praktykowałem 1-2 razy w tygodniu? Oszczędzam przynajmniej godzinę dziennie na braku konieczności pakowania się, rozpakowywania w biurze i dojazdach. Wspaniale, prawda? To dodatkowe 60 minut na prywatne projekty, pasje i odpoczynek.
Jakiś czas później sytuacja mocno się zmieniła. Elastyczne zarządzanie planem dnia, choćby na chwilę pozbawione kontroli, szybko doprowadziło do zatarcia się zadań prywatnych ze służbowymi. Wydawałoby się, że godzina pracy więcej, od czasu do czasu niczego nie zmieni. Dziwnym trafem rozciągnięty czas na home office lubił się zabetonować. Na podobny efekt paradoksalnego wydłużenia godzin pracy zdalnej w części grup wskazuje także badanie Fan i Moen (2022), w którym m. in. więcej mężczyzn i osób na stanowiskach menedżerskich zgłosiło wydłużenie godzin pracy w okresie pandemii.
Aby radzić sobie z tym długoterminowo, potrzeba skupienia uwagi na temacie pracy zdalnej, która tylko pozornie może wydawać się łatwą z perspektywy pracownika lub przedsiębiorcy.
Czym zastąpić stare metody? [ZAPOWIEDŹ WPISU]
Nie chcę umniejszać wartości technikom, które oferuje klasycznie rozumiane zarządzanie sobą w czasie. Poszczególne z nich mogą z powodzeniem stanowić elementy współczesnego systemu produktywnej pracy (a nawet powinny). To, co wymaga aktualizacji to metody i podejście. W obecnym czasie zamiast zapełniania kalendarza zadaniami, warto zwrócić się ku… ich ograniczaniu i tym, co nazywamy workflow. O zmianach jakie warto współcześnie uwzględnić opowiem już w kolejnym wpisie.
Zarządzanie czasem nie jest możliwe. Sobą już tak!
Czy wiesz, że pojęcie “zarządzanie czasem” jest niepoprawne? Czasem nie da się zarządzać. Odnoszę jednak nieodparte wrażenie, że stara filozofia w obecnych latach to próżne próby manipulowania tym zasobem, niczym Gaunter O’Dim. Tymczasem klucz do efektywnej i skutecznej pracy tkwi w Tobie, tym jakie decyzje podejmujesz, jak sterujesz przepływem informacji, nowych zadań oraz tym jak solidny jest Twój system organizacji.
Źródła i dodatkowe linki
Adler, R. F., & Benbunan-Fich, R. (2012). Juggling on a high wire: Multitasking effects on performance. International Journal of Human-Computer Studies, 70(2), 156-168.
Aeon, B., Faber, A., & Panaccio, A. (2021). Does time management work? A meta-analysis. PloS one, 16(1), e0245066.
Carrier, L. M., Rosen, L. D., Cheever, N. A., & Lim, A. F. (2015). Causes, effects, and practicalities of everyday multitasking. Developmental Review, 35, 64-78.
Fan, W., & Moen, P. (2022). Working more, less or the same during COVID-19? A mixed method, intersectional analysis of remote workers. Work and Occupations, 49(2), 143-186.
https://hbr.org/2015/04/time-management-training-doesnt-work
