W poprzednim tekście omówiłem powody, dla których tradycyjna szkoła zarządzania sobą w czasie przestała być optymalnym wyborem. Ostatnie lata i wiążący się z nimi postęp technologiczny nie oszczędziły zarówno środowiska korporacyjnego, agencyjnego, jak i jednoosobowych przedsiębiorców pracujących w domowym zaciszu. Problemu nie stanowią jednak techniki organizacji same w sobie, a raczej tworzone na ich podstawie systemy organizacji pracy i nieaktualna filozofia tego, czym jest produktywność.
Dlaczego dotychczasowe podejście przestało być skuteczne?
Stara szkoła zarządzania sobą w czasie przywodzi mi na myśl skupienie na objętości pracy – zmieszczenia maksimum zadań w ramach ustalonego bloku czasu. Dziś obowiązki same pchają się w grafik, niejako wymuszając narzucenie wysokich obrotów. Do tego stopnia, że łatwo o brak czasu na zadbanie o odpowiednią organizację, kierowanie strumieniem napływających informacji i decydowanie o losach napływających zadań. Zamiast tego, po prostu bezmyślnie je wykonujemy, starając się zdążyć przed ustalonym terminem realizacji. Cierpi na tym nie tylko jakość pracy, ale i nasza kondycja psychofizyczna. Przy okazji, na rzecz pilnych, często mniej istotnych sprawunków, porzucamy to, co naprawdę ważne, i co rzeczywiście pcha nas (oraz nasz biznes) do przodu. Więcej na ten temat napisałem w poprzednim wpisie, który znajdziesz tutaj.
Czym zastąpić stare metody?
Nie chcę umniejszać wartości klasycznym technikom zarządzania sobą w czasie. Poszczególne z nich mogą z powodzeniem stanowić elementy współczesnego systemu produktywnej pracy. To, co wymaga aktualizacji to metody i podejście. W obecnym czasie zamiast zapełniania kalendarza zadaniami, warto zwrócić się między innymi ku… ich ograniczaniu. Poniżej znajdziesz listę działań, które warto uwzględnić w swojej strategii i codziennej pracy, niezależnie od tego, czy pełnisz obowiązki specjalisty, czy jesteś menedżerem, czy przedsiębiorcą.
Praca nad konstrukcją własnego systemu organizacji pracy
Dlaczego nigdy nie zdecydowałbym się na typowe “szkolenie z zarządzania czasem” w firmie?
- Z tego samego powodu, z którego stworzyłem ten (oraz poprzedni) wpis – większość agend, z którymi miałem okazję się spotkać, nie oferowało niemal niczego poza tym, co zostało już powiedziane 10 lub 20 lat temu,
- Techniki nie zdają roli bez systemu, który musi być elastycznie dostosowany do Twojej pracy.
Dziś planowanie dnia, priorytetów, celów oraz schowanie smartfona do szuflady nie wystarcza. Dla skutecznego wzrostu Twojej osobistej efektywności lub Twojego zespołu, musisz pracować nad stworzeniem niepowtarzalnego, szytego na miarę systemu organizacji pracy, który będzie stuprocentowo dostosowany do wykonywanych przez Ciebie (lub Twoją organizację) obowiązków.
Ograniczanie zadań
W 2023 roku cierpimy na zbyt wysoką liczbę zadań, które napływają z każdej strony. Dlatego warto skupić się na ograniczaniu ich liczby, poprzez rezygnację z tych sprawunków, które nie zapewniają realnych efektów. Za każdym razem zadawaj sobie pytanie “czy to jest potrzebne?”, “czy mogę obyć się bez tego działania?”. Ograniczaj również liczbę zadań w ciągu dnia. Doliczaj do estymowanego czasu wymaganego na ich realizację 30-50% (czego akurat na szczęście stare metody często uczą). Uwzględnisz dzięki temu nagłe wypadki, nieprzewidziane problemy lub po prostu gorszy dzień. Obniżysz także poziom stresu, wynikającego z przeładowania obowiązkami.
Ograniczanie liczby decyzji
Współczesność ciągle wymaga od nas decydowania. Ograniczaj tę konieczność tam, gdzie tylko jest to możliwe!
Jak? Przykładów możemy szukać wśród autorów książek i osobistości świata biznesu. Tim Ferriss nazywa to “znalezieniem jednej decyzji, która zastąpi sto innych”.
Steve Jobs słynął z tego, że nosił codziennie te same ubrania, aby wyeliminować konieczność poświęcania czasu i energii na poranny wybór stroju.
Wcale nie namawiam Cię do zakupu tego samego zestawu na każdy z 7 dni tygodnia, ale ten przykład doskonale obrazuje, na czym polega ograniczanie decyzji.
Łatwo przełożysz to także na biznes. Zamiast codziennego decydowania o podobnych sprawach, zdefiniuj proces, który zwolni Cię z tej konieczności.
Jeśli ciągle zastanawiasz się, kiedy jest dobra pora, by odpisać na maile, ustaw sztywny blok czasu, w którym będziesz zajmować się tylko tym.
Delegowanie zadań
Podejście “Im więcej zrobię sam, tym więcej dla mnie” jest już nieaktualne. Uzasadnione koszty delegowania mniej ważnych zadań potrafią przynieść ogromne zyski. W 2023 roku zwyczajnie nie ogarnąłbym rzeczywistości sam, chcąc stawiać regularne postępy (lub musiałbym poświęcić na to absolutnie cały czas wolny). Dotyczy to zarówno życia zawodowego, jak i prywatnego.
Choć lubię uczyć się nowych rzeczy, zaraz po opanowaniu konkretnej umiejętności, często planuję jej oddelegowanie. Niejednokrotnie usłyszałem: “Zobacz ile miałbyś pieniędzy, gdybyś nie wydawał ich na X, Y, Z, tylko robił to samodzielnie”. Niekoniecznie, ponieważ właśnie dzięki temu jestem w stanie poświęcać więcej czasu ważnym celom, projektom i zadaniom. Za formę delegowania uznaję nawet korzystanie z cateringu dietetycznego, którego koszty znacznie przewyższają samodzielne przygotowywanie posiłków. Jeśli przeliczę to jednak na swoją uśrednioną stawkę godzinową okazuje się, że jest to ogromną korzyścią w postaci dodatkowych 60-90 minut na najważniejsze sprawy lub odpoczynek.
Tak! Za wolny czas też jestem gotów zapłacić.
Oczywiście decyzje o delegowaniu należy podejmować racjonalnie, tj. uzyskać dzięki niemu większe korzyści (finansowe lub niefinansowe) od koniecznych do poniesienia kosztów.
Koncentracja na jednym zadaniu lub projekcie
Jeśli nie masz dobrego procesu na zarządzanie napływającymi informacjami, ani nie przewidujesz osobnych bloków czasowych na poszczególne zadania oraz projekty, pracujesz dużo, ale spóźniasz się i stoisz w miejscu.
Koncentracja na jednym zadaniu aż do uzyskania satysfakcjonującego na dany dzień postępu to naprawdę trudna rzecz w dzisiejszych czasach, a zarazem jedna z najważniejszych. Dopiero po ukończeniu jednej sprawy warto brać się za drugą. W branży online marketingu jest to piekielnie trudne i mam okazję przekonywać się o tym każdego dnia. Wciąż zdarza mi się na tym polu wysypać, co tym bardziej daje mi przekonanie, że panowanie nad bombardowanym grafikiem jest zbawienne.
Eliminacja dystraktorów
Kolejnym problemem XXI wieku jest eliminacja wszelkich “przeszkadzajek”, które cały czas walczą o Twoją uwagę. Wiedząc, że powrót do pełnej koncentracji zajmuje wiele minut, zdarza się, że nigdy nie osiągamy jej optymalnego poziomu! Pracujemy na pół gwizdka.
Trudu w eliminacji dystraktorów dodaje to, że często nie możemy usunąć ich w 100%. W końcu telefon służbowy wypada odbierać, a na maile możliwie szybko odpisywać. Możesz jednak zmienić naprawdę dużo w zakresie środowiska pracy i procesie radzenia sobie z napływającymi zadaniami. Jeśli zarządzasz zespołem, możesz świetnie wesprzeć w tym także wszystkich jego członków.
Kilka akapitów niżej wspominam o takich sposobach jak:
- dzień pracy głębokiej,
- dzień bez spotkań,
- dzień pracy solo, bez zawracania sobie wzajemnie głowy.
Osobiście jestem fanem aplikacji Freedom, pozwalająca mi zablokować wszystkie kanały, którymi mogą docierać do mnie niepożądane w danej chwili informacje (zarówno poprzez laptopa, jak i smartfona). Podoba mi się do tego stopnia, że wykupiłem dożywotnią wersję premium.
Zarządzanie napływającymi zadaniami
Co robisz w sytuacji, gdy napływa do Ciebie zadanie?
Dzielisz je na pilne / niepilne, ważne / mało ważne?
To już coś, choć niestety dziś wszystko jest pilne, w najlepszym wypadku na jutro, a w najgorszym na wczoraj. Stosując wyłącznie ten prosty podział znany z klasycznych metod zarządzania sobą w czasie, rzadko będziesz mieć okazje do pracy nad ważnymi projektami.
Aby sobie z tym poradzić, potrzebujesz odpowiedniego procesu. Jak go przygotować?
Zastanów się:
- Skąd napływają do Ciebie zadania?
- Skąd nie powinny do Ciebie napływać zadania (wyeliminuj te drogi komunikacji podczas pracy)?
- Gdzie zapiszesz informacje o szczegółach związanych z napływającymi zadaniami (np. karteczki samoprzylepne, notes, inbox zgodny z metodą Getting Things Done, aplikacja do zarządzania zadaniami taka jak Nozbe [link afiliacyjny, pod którym założysz konto trial i przetestujesz aplikację]),
- Co jest naprawdę tak pilne, że wymaga od Ciebie porzucenia ważnego projektu, aby zająć się tym natychmiast?
- Jak zachowasz się w sposób asertywny, gdy klient, przełożony lub współpracownik będzie oczekiwał od Ciebie szybkiej realizacji zadania, które właśnie Ci zlecił? Mawiam, że ludzie są jednak ludźmi. Jeśli pokażesz korzyści z rezygnacji z danej sprawy, na rzecz zrobienia czegoś ważniejszego, co zapewni lepsze efekty, często wyjdziesz (a raczej wyjdziecie) na tym lepiej.
Skupienie na nawykach
Latwo zadbać o organizację produktywnego dnia pracy. Ciężej taki dzień utrwalić, by stał się rutyną. Dlatego budowa skutecznych nawyków, jeden po drugim jest dokładnie tym, co sprawi, że dobre praktyki zarządzania sobą w czasie wejdą Ci w krew. A to wymaga świadomego powtarzania pożądanych zachowań i konsekwencji.
Dotyczy to zarówno przygotowania do pracy, planowania, realizacji zadań, jak również odpoczynku.
Automatyzacja
To nad czym często ubolewam podczas pracy to świadomość, że mogę zrobić coś nawet 2-5 razy szybciej, gdybym tylko jednorazowo poświęcił 2, 5 lub 8 godzin na to, by to automatyzować.
Jeśli za każdym razem piszesz te same maile do różnych klientów od nowa, marnujesz na to mnóstwo czasu. Zamiast tego możesz przygotować szereg wzorów wiadomości na typowe sytuacje związane z Twoją pracą (odpowiedź na zapytanie ofertowe, raportowanie, przyjęcie reklamacji itp.), które pozwolą Ci zoptymalizować realizację poszczególnych zadań. W tym akurat pomoże Ci aplikacja TextExpander.
Dbanie o kondycję psychofizyczną
Stres, niewyspanie, hektolitry kawy, złe odżywianie, zbyt słabe nawodnienie, brak rutynowych badań, niedostateczna ilość ruchu… Te wszystkie rzeczy wpływają na to, że Twoja wydajność, motywacja i ogólne samopoczucie nie domagają.
Po pierwsze nikt za Ciebie o to nie zadba. Po drugie, raczej nikomu (poza naprawdę bliskimi) nie będzie na tym zależało.
Tworzenie środowiska sprzyjającego efektywnej pracy
Jon Mackey, dyrektor zarządzający kanadyjskimi operacjami firmy wyszukującej kandydatów na stanowiska kierownicze Heidrick & Struggles, wprowadził zasadę braku spotkań w piątki.
W agencji SEO/SEM Fox Strategy wprowadziliśmy zasadę niezawracania sobie głowy w piątki, jeśli nie jest to konieczne. Choć zdarza nam się o niej zapominać, uważam że jest to doskonały pomysł.
Możesz rozważyć także inne propozycje. Przykłady?
- dzień pracy głębokiej
- dzień spotkań
- dzień na realizację celów długoterminowych,
- dzień pracy strategicznej,
- godzina na swobodne rozmowy w zespole,
- godziny ciszy
Zastanów się, co jest ważne w Twojej pracy i zwyczajnie postaraj się znaleźć na to okno, w ciągu dnia, raz w tygodniu lub przynajmniej raz w miesiącu. Potraktuj to jak spotkanie, na którym musisz być.
Praca głęboka
Praca głęboka to fantastyczne rozwiązanie, które pozwoli Ci skutecznie zmierzyć się z zadaniami wymagającymi maksymalnego skupienia oraz takimi, które zwyczajnie potrzebują większej liczby godzin, jakie trzeba na nie poświęcić.
Zaplanuj sobie 1-2 sesje tygodniowo (spróbuj o stałych porach), w których pozbawisz się absolutnie wszystkich dystraktorów i usiądziesz do pracy z gotowym planem, nie odrywając się od działania. Najlepiej w pustym pokoju, nie mając telefonu w zasięgu ręki, ani włączonego maila.
Przy okazji pozbaw się dostępu do internetu (jeśli pozwala na to zadanie) z pomocą aplikacji takiej jak Freedom i przeznacz 3-4 godziny na zajmowanie się tylko jednym zadaniem.
Zdefiniuj problemy i zaaranżuj rozwiązania
W dzisiejszych czasach dla skutecznej organizacji pracy sztampowe techniki okażą się niewystarczające. Książka lub szkolenie mogą być jedynie narzędziami, które pomogą Ci w skonstruowaniu działającego systemu. To, czego dziś wymaga od Ciebie Twoja praca to:
- zdefiniowanie listy problemów, które obniżają Twoją wydajność oraz jakość osiąganych przez Ciebie rezultatów
- przygotowanie dla nich indywidualnych rozwiązań, idealnie dopasowanych do charakterystyki tego, czym się zajmujesz.
