Mniej znaczy więcej. Jak odzyskać cenne godziny w pracy?

Cel był dla mnie jasny. Ograniczenie pracy zawodowej o 40 godzin, utrzymując taką samą listę obowiązków. Kwartał później odnotowuję wynik 135 godzin, tym samym oszczędzając 25 z 40 godzin oszczędności miesięcznie! Choć to nie finał, uważam to za zdecydowanie zacny wynik! W tym wpisie przedstawiam, jak tego dokonałem.

Szczególnie polecam ten tekst:

• specjalistom pracującym umysłowo,
• specjalistom pracującym z analityką,
• przedsiębiorcom.

Jego skrót znajdziesz także na moim Instagramie:

Ile zaplanujesz, tyle przepracujesz…

Prawo Parkinsona (którego nie należy brać zbyt poważnie:)) mówi, że „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Choć ta prześmiewcza teza była pierwotnie wymierzona w biurokrację, sam całkiem nieźle odnajduję ją w odniesieniu do pracy własnej. Przekonałem się o tym szczególnie w ostatnim czasie, podejmując się wyzwania ograniczenia pracy zawodowej o 40 godzin miesięcznie, nie skracając przy tym zakresu swoich obowiązków. Początkowo plan na realizację tego zadania brzmiał: „Skupić się na samym sednie” i… mniej więcej na tym samym polegała jego realizacja.

Im więcej godzin, tym więcej miejsca na opakowanie

Kiedy pracowałem w pełnym wymiarze 160 godzin miesięcznie, nie nazwałbym siebie leniwym pracownikiem. Oczywiście odnotowywałem zwyżki i zniżki formy, ale niemal zawsze zachowywałem miejsce zarówno na rutynowe zadania, jak i nowe pomysły. 

Praca zawsze wypełniała mi jednak idealnie 160 godzin. Niezależnie od tego, czy było jej sporo, czy nieco mniej. 

W połączeniu z własną działalnością dawało mi to jednak ok. 220-260 godzin miesięcznie. A potrzebowałem znaleźć miejsce na kolejne! 

Mam tego farta, że trafiłem na doskonałą pracę, w której liczy się przede wszystkim wynik, a nie odbębnione godziny. Skonsultowałem więc obcięcie do 40 godzin miesięcznie, utrzymując tę samą listę obowiązków.

Dlaczego wpadłem na ten szalony pomysł, wiedząc, że zawód wypełnia mi w rzeczywistości 160 godzin życia? 

Byłem niemal pewny, że limit godzinowy zmusi mnie do ostrej optymalizacji tego, co robię. Nie, żebym wcześniej już nad tym nie pracował. Teraz musiałem jednak wejść na level hardcore i wiedziałem, że nie będzie do tego lepszej okazji.

Co się zmieniło? Upraszczając, od tamtego momentu robiąc cokolwiek, w kółko zadaję sobie pytania takie jak: 

• Jak mogę to zrobić łatwiej?
• Jak mogę to zrobić szybciej?
• Czy naprawdę jest mi to potrzebne?

Minęło kilka miesięcy od decyzji o zmniejszeniu liczby godzin pracy. Uśredniając, jestem trochę dalej niż w połowie drogi od 160 do 120 godzin.

Minus jest taki, że wciąż muszę liczyć się z 15 godzinami ponad cel.

Plus jest taki, że odzyskałem ich około 25! Dla porównania, w moim napiętym harmonogramie potrafiłem cieszyć się nawet z kilku odzyskanych godzin w ciągu miesiąca.

Co zrobiłem, by odzyskać godziny? 

W tym wpisie przedstawiam Ci własne doświadczenia, które pozwoliły mi odzyskać 25 godzin miesięcznie. Część z nich nie będzie tym, co znajdziesz w książkach o produktywności, gdyż są bezpośrednio związane ze specyfiką mojej pracy. Z drugiej strony, być może tym bardziej część z nich odniesiesz do siebie!

„Co jest sednem?”

Zarzekam się, że przeczytam kiedyś „Esencjalistę” Grega McKeowna. Po dziś dzień tego nie zrobiłem, natomiast myślę, że treść tej lektury opowiada właśnie o robieniu samego sedna tego, co należy do Twoich obowiązków i stanowi Twoje cele.

Dlatego najważniejszym pytaniem, które regularnie sobie zadaję jest: „Co w tym celu / projekcie jest najważniejsze?” oraz „Czy jest to rzecz, którą mogę pominąć?”.

Na każdym kroku staram się wykonywać wyłącznie sedno tego, co powinienem i usuwać jak największą część opakowania będącego niepotrzebnymi krokami i wszelkimi przejawami przerostu formy nad treścią.

Rezygnacja z bezcelowych analiz 

Jeśli jesteś specjalistą pracującym umysłowo, a Twojej pracy towarzyszą dane analityczne, zapewne znasz coś takiego jak „a zerknę se na wyniki”. Nie wiem jak to się u Ciebie nazywa, ale u mnie to monitoring projektów i podstawowe analizy. Z jednej strony to bardzo ważna część pracy, której trzeba poświęcić odpowiednio dużo czasu. Z drugiej, doskonała i wygodna wymówka, by nie robić czegoś ważniejszego i bardziej wymagającego poznawczo. 

Każdego dnia spędzałem od kilku do nawet kilkudziesięciu minut na przeglądaniu wyników w projektach, myśląc że robię coś bardzo ważnego. Że szukam „czegoś”. Szczerze? Znalazłbym może kilka dni w ciągu ostatnich paru lat, kiedy naprawdę przypadkiem wykopałem coś wartościowego. Znacznie częściej łapałem się za to na odpływaniu myślami i ewentualnym potwierdzaniu „jest ok”.

Podobne praktyki znam od wielu znajomych pracujących z danymi w różnych branżach. Co za nią stoi?

• przyjemność płynąca z rosnących wykresów
• iluzja, że czuwam nad tym, co się dzieje.

Ok. Warto jednak wiedzieć, że: 

• od oglądania słupki nie rosną,
• nie czuwasz nad tym, co się dzieje, jeśli nie masz jasno sprecyzowanego, co właściwie analizujesz.

Całą kwestię bieżącego analizowania wyników sprowadziłem więc do prostej listy kroków. Dzięki temu: 

• Wiem kiedy to robić,
• Wiem jak to robić szybko i skutecznie.

Nie staram się w związku z tym wyczarować z danych nie wiadomo czego. 

Oczywiście, teraz spece od kreatywności mogą rzecz: „ale przecież najlepsze pomysły wpadają do głowy podczas bezczynności!”.

Może tak być.

Planuję więc luźny czas raz w miesiącu, kiedy „dłubię w danych bez wyraźnego celu”. 

W pozostałe:

• Planuję wyłącznie ukierunkowane analizy, w których mam sprecyzowane pytania, na które chciałbym znaleźć odpowiedzi w danych.
• stosuję ścisłą procedurę: sprawdź A -> sprawdź B -> sprawdź C -> sprawdź D. Jeżeli wszystko gra to kończymy i lecimy robić ważne rzeczy.

Nie wiem czym się zajmujesz, ale myślę, że istnieje duża szansa na to , że w zajęciu tym istnieje coś bezcelowego, z czego można zrezygnować.

Redukcja liczby i długości spotkań

Staram się możliwie dużo załatwić bez konieczności umawiania spotkania. Spotkania są drogie, zużywają sporo energii, a i tak zazwyczaj trzeba podsumować ich treść mailem. Robię wszystko, by angażować w nie możliwie niewiele osób, a jeśli istnieje taka możliwość, załatwić sprawę telefonicznie lub przy biurku w trzy minuty.

Czy naprawdę tego oczekuje ode mnie klient / pracodawca? 

Zwłaszcza na początku kariery w online marketingu pamiętam swoje pierwsze dokumenty wysyłane do klientów, które były nieprawdopodobnie wymuskane i wypełnione najdrobniejszymi szczegółami, które… Jak dobrze poszło, musiałem tłumaczyć klientom.

Taak, zazwyczaj jednak nigdy do nich nie przechodziliśmy. 

Moje osobiste wrażenie mówi, że ambicja lub profesjonalizm często pociągają specjalistów do pokazywania tego, co w zasadzie nie jest ważne.

Wróć.

Jest ważne, ale dla Ciebie jako specjalisty, bo wiesz, że to pomaga wynikom. A to na nich skupia się Twój klient.

Możesz wykręcić do maksimum zaawansowane wskaźniki techniczne, ale prawdopodobnie zrobisz nimi wrażenie najwyżej na znajomych z branży. 

Kilkukrotnie w związku z dostarczeniem obszernej analizy lub raportu dostawałem informację zwrotną: „a mógłbyś nam w punktach streścić to, co napisałeś?”.

Ujmując ten punkt z innej strony, jeśli raportujesz cokolwiek do przełożonego, zastanówcie się, co naprawdę jest potrzebne, a co można sobie darować.  

Uproszczenie procesów 

Z procesami jest tak, że jak do nich przywykniesz to choćbyś miał_a dużo prostszą alternatywę, często wygodniej jest robić po staremu. Jak robisz po nowemu to musisz liczyć się z dyskomfortem, koniecznością nauki, pilnowaniem siebie, czyli… Zmianą przyzwyczajeń, co wymaga niestety użycia większego udziału świadomości. 

Kiedy zaczniesz sobie regularnie zadawać pytanie: „Jak mogę zrobić to prościej?”, zapewne wpadniesz na szereg pomysłów, które pozwolą Ci skrócić drogę do celu lub wręcz zautomatyzować dany obowiązek.

Podzielenie miesiąca na bloki

Podzielenie miesiąca służy mi do jasnego sprecyzowania, co w danych dniach jest najważniejsze. I tak dzielę miesiąc na okres raportowy -> pracę z klientem -> projekty wewnętrzne -> analizy i plany.

Oczywiście, zazwyczaj niemożliwym okaże się wykonywanie wyłącznie pracy jednego wybranego typu, w obrębie jednego dnia. Tak czy inaczej, pozwala to doprowadzić do sytuacji, w której większość zadań jest ze sobą powiązana. A dodatkowo, pomaga w tym…

Grupowanie zadań

Urozmaicenie pracy różnymi zadaniami może wydawać się kuszące, ale nie ma dla mnie nic gorszego niż skakanie od zadania do zadania. Dlatego też tworząc listę to-do w obrębie dnia, grupuję to, co mam zrobić w taki sposób, by podobne taski występowały obok siebie. Choć w efekcie dwa dni robię to samo, robię to zdecydowanie szybciej, łatwiej się koncentruję, mniej ulegam dystraktorom i nie mam uczucia chaosu. Do mnie to przemawia.

Planowałem cały miesiąc dzień po dniu 

Wcześniej ustalałem listę rzeczy do wykonania w trakcie miesiąca, a szczegółowo planowałem maksymalnie kolejny tydzień. Niestety często przestrzelałem się z tym, co mogłem osiągnąć. Obecnie od razu planuję każdy dzień miesiąca, dzień po dniu.

Czy to ma szansę wypalić? Oczywiście, że nie!

Zawsze wpadnie coś niespodziewanego, dlatego każdego dnia dokonuję update’u listy zadań, co zajmuje mi maksymalnie kilka minut. W ten sposób jestem w stanie reagować na wszystkie zmiany.

Zastosowałem Inbox z GTD

Wcześniej metodę Getting Things Done stosowałem w swoich prywatnych działaniach. W pracy zawodowej dopiero w ostatnim czasie zastosowałem jej elementy, w tym Inbox. To nic innego jak skrzynka, do której wrzucasz wszystkie napływające sprawy, by zarządzić ich losem w wyznaczonym czasie, zamiast rozpraszać się i decydować natychmiast. 

Silna dyscyplina podczas pracy zdalnej

Czasem śmieję się, że praca w biurze służy gadaniu, a praca w domu sprzątaniu.

Tak czy inaczej, osobista deklaracja osiągnięcia mistrzowskiej produktywności podczas pracy zdalnej sprawiła, że działam w ten sposób częściej (co wymusiła na mnie także kontuzja).

Widzę w tym spore korzyści:

• łatwiej utrzymać skupienie,
• oszczędzam czas i energię wymaganą na wybranie się do pracy i dojazd.

Nagroda? 1-1,5 godziny dodatkowego czasu za każdy dzień przepracowany zdalnie, ponad odzyskane 25 miesięcznie!

Pytania, które warto sobie zadać

Jeśli chcesz odzyskać jak największą liczbę godzin ze swojej pracy na dowolny cel, zastanów się:

• co stanowi zbędne „opakowanie” Twoich obowiązków zawodowych?
• co jest sednem Twojej pracy?
• które zadania najbardziej pochłaniają Twój czas i są bezproduktywne?
• które procesy wymagają optymalizacji?
• co jest tak piekielnie ważne w Twojej pracy, że w sumie… możesz to olać?

Grunt to wyciągnąć z nich trafne odpowiedzi i ogarnąć to tak, by praca miała jak najwyższą wartość netto, pozbywając się niepotrzebnego opakowania.