(Update 2021: W mojej pracy pojawiła się inna aplikacja do zarządzania projektami, która zdetronizowała pozostałe – Nozbe. Napisałem o niej wpis o tytule: Wszystkie powody, dla których wybrałem Nozbe)
Uruchomienie strony internetowej lub bloga, samodzielne skonstruowanie drona, otworzenie własnego podcastu czy większe domowe przedsięwzięcia. Te wszystkie zbiory zadań zadań mogą nosić znamiona projektu. Może nie wyglądającego jak rodem ze SpaceX czy NASA, ale wciąż wołającego o organizację zadań i bieżące zarządzanie pracą. Część osób wykorzysta w tym celu jedynie kartkę papieru oraz długopis, wypisując sobie kolejne zadania do wykonania i ewentualne terminy. I o ile projekt nie należy do bardziej wymagających, uważam że takie podejście jest dobre (najprostszą drogą do pożądanego efektu). Niektóre okażą się jednak bardziej złożonymi i będą wymagać porządkowania dodatkowych informacji. Część osób preferuje też zdigitalizowaną formę organizacji swoich działań, ceniąc sobie dostęp do projektu z poziomu laptopa lub smartfona z każdego zakątka świata i o każdej porze. W tych przypadkach warto przejrzeć aplikacje do zarządzania projektami. Choć jest ich sporo, testując maksymalnie kilka propozycji, z pewnością znajdziesz coś dla siebie.
Na bazie własnych doświadczeń przedstawiam dziś 3 platformy do zarządzania projektami, które polecam rozważyć w prywatnym zastosowaniu:
1. Trello
Trello to platforma do zarządzania projektami, która przez długi czas była, a może i wciąż zostanie moim numerem #1 do celów prywatnych, choć niedawno dałem szansę aplikacji OmniFocus (trzeciej w tym zestawieniu). Opisywałem ją również we wpisie o aplikacjach do ogarniania życia, które polecam. Co ciekawego znajdziemy w Trello? Prostą podstawę i możliwość niemal dowolnej rozbudowy dzięki wtyczkom (tak zwanym power-upom), co sprawia, że ta aplikacja będzie nadawała się do bardzo szerokiego spektrum zastosowań, zarówno prywatnych i biznesowych.
Dowodem niech będzie chociażby to, że w Trello organizowałem:
– swoje cele,
– prace związane z blogiem,
– listę tekstów do napisania,
– podsumowania finansowe,
– projekty biznesowe,
– listę rzeczy „do zakupu”, gdzie umieszczałem wszelkie wydatki, inne niż drobne (100 zł+),
– listy książek do przeczytania, interesujących blogów, filmów, a nawet gier,
– obowiązki i przedsięwzięcia domowe wraz z partnerką.
Dodatkowym plusem jest fakt, że Trello występuje także w wersji bezpłatnej, która w moim przypadku, do zastosowań prywatnych, jest wystarczająca. Jeśli interesują Cię darmowe programy do zarządzania projektami, osobiście skierowałbym oczy właśnie w kierunku tego.

2. Asana
Asana to aplikacja do zarządzania projektami, którą wykorzystywałem w pracy zawodowej, jak również pracując nad budową serwisu rozrywkowego, co zaliczyłbym mimo wszystko do projektów prywatnych (W tym celu sprawdzała się nawet lepiej od Trello). Chwalę ją wszędzie tam, gdzie w grę wchodzi praca zespołowa i potrzebuję zapewnić sprawny przepływ pracy. Z Asany zrezygnowałem dość dawno, choć testując ją ponownie na potrzeby tego wpisu, mam wrażenie, że stała się bardziej przyjazna dla początkujących.
Polecam, choć w mojej opinii Asana przyda się znacznie bardziej w biznesie. Jeśli otwierasz większy projekt i będziesz współpracował z innymi, istnieje duża szansa, że to platforma dla Ciebie. Nie wyobrażam sobie natomiast porządkowania w niej drobnych zadań życia codziennego lub porządkowania list (np. obserwowanych blogów czy kanałów wideo). W tym zakresie polecam Trello i OmniFocus.
Ah, zapomniałbym. Asana także występuje w wersji darmowej, którą w przypadku potrzeby możemy upgrade’ować do wersji płatnej.

3. OmniFocus
Do popularnego systemu zarządzania zadaniami o nazwie Getting Things Done przymierzałem się już dawno. Przełamałem się, chcąc przetestować platformę opartą na tej metodzie. Padło na OmniFocus, choć jeszcze więcej pozytywnego słyszałem o Nozbe (aplikacja do zarządzania projektami, którą właśnie zaczynam testować). Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o samym Getting Things Done, warto przeczytać książkę samego autora metody – Davida Allena (Link do porównania ofert książki – Ceneo.pl).
To, co podoba mi się w OmniFocus to prosty layout i wierszowa organizacja zadań, która nie spodoba się jednak wszystkim (Niektórzy bardziej polubią blokową, oferowaną na przykład przez Trello). Wszystkie zadania wprowadzamy do skrzynki, którą powinniśmy regularnie sprzątać, przyporządkowując taski do jednego z trzech typów:
– projektów równoległych (w których poszczególne zadania mogą być realizowane równolegle)
– projektów sekwencyjnych (w których zadania wykonujemy w ustalonej kolejności),
– list zadań (jak np. to-do list).
W OmniFocus organizuję nie tylko projekty, ale także listy obserwowanych blogów, książek do przeczytania, kursów czy planowanych większych zakupów. Do tego typu celów narzędzie nada się równie dobrze. Dla mnie pod tym względem okazało się wygodniejsze nawet od Trello.
Aplikacja jest płatna, choć przetestujemy ją za darmo w wersji trial.
Alternatywą (a raczej flagowcem w kategorii platform GTD) jest aplikacja Nozbe.

Którą platformę do zarządzania projektami wybrać?
Taką, która będzie dla Ciebie wygodna. Wypróbuj dwie lub nawet trzy propozycje. Wybór platformy do zarządzania projektami powinien opierać o łatwość organizacji pracy za jej pomocą. Nie sugeruj się tym, która aplikacja ma więcej funkcji, gdyż te prawdopodobnie nie będą Ci wcale potrzebne. Osobiście polubiłem się z Trello i OmniFocus. Inni powiedzą „Tylko Asana!” i będą ją wykorzystywać nawet do list zakupowych (co dla mnie byłoby nie do przejścia). Wiele zależy też od tego, z jakiej metody organizacji zadań skorzystasz. Jeśli rozważasz wyłącznie darmowe programy do zarządzania projektami, z powyższego zestawienia w grę wchodzi wyłącznie Trello i Asana (które posiadają jednak wersje płatne o rozszerzonej funkcjonalności).
Jak poznać, że dana aplikacja do zarządzania projektem jest właśnie tą? Z pomocą dopasowanej do Ciebie platformy łatwiej i szybciej zorganizujesz pracę, a w efekcie wcześniej doprowadzisz projekty do mety (i z mniejszą liczbą rannych).
// Update – 12 marca 2021
Moja nowa ulubiona aplikacja do zarządzania projektami
Od czasu napisania tego wpisu, w mojej pracy pojawiła się nowa (dla moich prywatnych potrzeb) najlepsza aplikacja do zarządzania projektami – Nozbe. Choć wciąż korzystam Trello, w którym listuję między innymi pomysły na tekst, planowane zakupy i marzenia, to Nozbe objęło opiekę nad wszystkimi przedsięwzięciami z prawdziwego zdarzenia.
Co dalej?
Książka „Getting Things Done”, David Allen – książka autora metody Getting Things Done. Jeden z najbardziej popularnych tytułów w dziedzinie produktywności
Nozbe – strona aplikacji Nozbe, opartej o metodę GTD, która stała się moją ulubioną aplikacją do zarządzania projektami (na prywatne potrzeby)
OmniFocus – kolejna platforma do zarządzania projektami / zadaniami, oparta o GTD
Trello – strona platformy Trello. Mój faworyt, jeśli chodzi o darmowe programy do zarządzania projektami.
Asana – link do omawianej tu aplikacji do zarządzania projektem – Asana