Pomyśl o dowolnym zadaniu.
Jak oceniasz, ile powinna trwać jego realizacja?
Kilkanaście minut? Kilka godzin?
Czy wyobrażasz sobie wydłużyć jego realizację dwukrotnie, pięciokrotnie, a nawet dziesięciokrotnie?
Niezależnie od tego, co przyszło Ci na myśl, zapewne istnieje osoba (Być może nawet to Ty…), która podobnemu zadaniu poświęciła wielokrotnie więcej czasu, niż wskazywałby na to zdrowy rozsądek.
Zastanówmy się więc, jak kończyć zadania szybciej i sprawniej!
Planuj, ale nie utrudniaj
Plan to doskonała rzecz.
Plan pomaga skutecznie uporać się z pracą.
W uporaniu się z pracą nie pomaga jednak mnożenie bytów ponad potrzebę.
Harmonogram powinien być możliwie prosty, precyzyjny i dokładnie opisywać, co musi zostać wykonane. Najlepiej, jeśli ma tak prostą formę, by sprowadzić go do zwykłej checklisty.
Odpuść zaawansowane schematy, wykresy i alternatywy tam, gdzie nie jest to konieczne!
Korzystaj z szablonów procedur
Skoro już mowa o planie, warto, by ten był nie tylko prosty, ale i powtarzalny. Jeśli Twoja praca składa się z rutynowych czynności, stworzenie procedur:
- sprawi, że świetnie zaznajomisz się z sekwencją zadań i nauczysz się wykonywać ją sprawniej,
- skrócisz czas o planowanie,
- zwolnisz sporo zasobów poznawczych.
Niezależnie od tego, czy wprowadzasz procedurę w życiu prywatnym, czy w firmie, na początku jej wykonanie będzie wymagało znacznego udziału świadomego działania. Z czasem jej realizacja będzie czymś tak oczywistym, jak jazda samochodem dla zawodowego kierowcy. Wsiadasz i jedziesz!
Grupuj zadania według podobieństwa
Rób podobne do siebie zadania po kolei. Zdecydowanie łatwiej jest zrealizować coś, co przypomina to, co robiłeś_aś chwilę wcześniej, niż co chwilę odpływać w inną stronę, marnując czas na otwieranie tych samych narzędzi, folderów i plików.
Mniej, a konkretnie
Jednym z fundamentalnych problemów pracy z projektami, planowaniem i własnymi celami jest przesadny optymizm.
W typowym przypadku wygląda to tak, że planując dzień, umieszczasz w nim zbyt dużo zadań, niedostatecznie oszacowując czas potrzebny na ich ukończenie.
Dodatkowo, jeśli nawalisz w planie dnia zbyt wiele zadań, żadnemu nie poświęcisz się w wystarczającym stopniu.
Taski, których nie ukończysz, będą odkładać się na coraz większym stosiku, przy czym werwa do ich ukończenia, systematycznie maleć.
Jeśli cierpisz na wiecznie niezrealizowane zadania – spróbuj podejścia One Thing.
Poza podstawowymi obowiązkami, planuj wyłącznie jedną rzecz, którą potraktujesz jak priorytet dnia.
Nie chwytaj się 5 zadań jednocześnie, zwłaszcza gdy te nie są w żadnym stopniu do siebie podobne.
Z mojego życia –
Metoda zrywania plastra
Jak masz coś do zrobienia i Ci się nie chce – zmuś się do rozpoczęcia.
Eh, nieprzyjemna, ale najlepsza metoda.
Jasne, da się rozprawiać miesiącami nad produktywnością, ale ostatecznie w pracy chodzi o to, by ją zrealizować.
Możesz kombinować, planować, czytać, zastanawiać się, ale finalnie chodzi oto, aby usiąść, napisać pierwsze słowa, stworzyć pierwszą tabelę, stworzyć nowy plik, czy wykonać inne pierwsze zadanie. Dalej będzie już lepiej.
Mierz czas
Z mojego doświadczenia wynika, że gdy mierzę czas, skuteczniej skupiam się nad zadaniem, rzadziej ulegam dystraktorom i kończę zadania szybciej. Spróbuj!
Wypracuj nawyk
Powyżej wypisałem Ci 6 technik i narzędzi, których wykorzystywanie pomoże Ci kończyć zadania szybciej.
Pora na długoterminową świadomą praktykę. Jakie zwyczaje zastosujesz na co dzień w swojej pracy, takie zwyczaje utrwalisz. Jeśli przez całe życie prokrastynujesz, nic dziwnego, że prokrastynowanie towarzyszy Ci dzisiaj i tak samo będzie jutro.
Zacznij zmianę od małych kroków. Znajdź choćby 5, 10 lub 15 minut dziennie na codzienne posuwanie zadań naprzód. W tym czasie szczególnie skup się na skutecznej pracy. Im częściej będziesz poświęcać czas na zmianę swoich nawyków i świadomie kontrolować swoje zachowania, tym bardziej zwiększysz swoje szanse na wprowadzenie trwałej zmiany.
Mniej, Prościej, Częściej, Teraz.
Gdybym miał wskazać osobistą listę grzechów głównych nieskutecznej pracy, złożyłbym ją z następujących punktów:
- Zbyt dużo.
- Zbyt skomplikowanie.
- Nieregularnie.
- Później.
Na powyższe przewinienia nie znalazłem lepszej recepty, niż robić „Mniej, Prościej, Częściej, Teraz”!
