Są takie sprawy, które potrafią sparaliżować na lata nawet bardziej odważnych, wydając się bardzo skomplikowanymi i ryzykownymi. Dla wielu osób takim czymś jest założenie działalności gospodarczej – linia często stanowiąca granicę dzielącą od startu z własnym biznesem. Czy te obawy są uzasadnione? A może zwyczajnie strach ma wielkie oczy? Jak wygląda zatem realizacja podstawowych obowiązków przedsiębiorcy?
Jasne, działalność działalności nierówna. Nie da się jednoznacznie odpowiedzieć, jak wygląda prowadzenie jednoosobowej działalności w praktyce, bo zależy to oczywiście od tego, czym się zajmujesz.
Nie wchodząc jednak w przedmiot działalności (A tutaj zakładam, że w wystarczającym stopniu wiesz, czym chcesz się zajmować), można w łatwy sposób wytypować typowe obowiązki początkującego przedsiębiorcy. Tak, właśnie te, których latami potrafią obawiać się marzący o zaczęciu przygody z biznesem lub pracą na kontrakcie. A jest ich zaledwie kilka. Pod pewnym warunkiem.
Uwaga! Chcesz rozliczać się samodzielnie? Zawiodę Cię tym wpisem!
Nie odpowiadam w nim na pytania:
- jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o.?
- czy musisz być VATowcem?
- jaki typ opodatkowania wybrać?
Wiedzę na ten temat znajdziesz w internecie oraz zasięgając pomocy w dobrym biurze rachunkowym.
Ten wpis w całości przeznaczam dla tych, których paraliżuje lęk przed startem i szukających sposobu na to, jak wystartować bezboleśnie. Po linii najmniejszego oporu, z największą pomocą.
Swoją drogą, jeśli mierzysz się z obawami przed założeniem działalności gospodarczej, gorąco zachęcam Cię do posłuchania odcinka podcastu Dziennik Budowy Firmy, który miałem okazję nagrać na ten temat: DBF #54: 12 obaw, które mogą powstrzymywać Cię przed założeniem biznesu.
Zanim przejdziemy do ogarniania bieżących spraw jednoosobowego przedsiębiorcy, zacznijmy od krótkiej odpowiedzi na pytanie: jak założyć działalność gospodarczą? Pytanie, które wiąże się z obawami równie często, co pytanie, jak poradzić sobie z późniejszymi obowiązkami.
Jak założyć działalność gospodarczą?
Zacznij od przeczytania procesu zakładania działalności gospodarczej. Zrobisz to np. na stronie rządowej, tutaj lub w przykładowym artykule znalezionym w Google (Tego typu artykuły publikują m. in. duże biura rachunkowe online).
Przemyśl sobie kwestie omawiane na stronie, takie jak np. nazwa działalności. Oczywiście warto rozeznać się wstępnie w takich kwestiach jak typ opodatkowania, by przynajmniej rozumieć te pojęcia. Przyswój sobie na tyle wiedzy, na ile jesteś w stanie zrozumieć. Finalnie, w reszcie pomoże Ci proponowane przeze mnie rozwiązanie składające się z zaledwie kilku kroków…
Kiedy jesteś już w gotowości do założenia działalności gospodarczej:
- Znajdź polecane biuro rachunkowe z dobrymi opiniami (Poświęć trochę czasu na research, by znaleźć interesującą Cię ofertę),
- Umów się na konsultacje,
- W trakcie pierwszego spotkania księgowy doradzi najlepsze rozwiązanie dla Ciebie, a także pomoże dopełnić wszelkich formalności, które pozwolą założyć działalność gospodarczą,
- Załóż konto firmowe (krok niekonieczny, ale gorąco polecam go zrealizować, by rozdzielać pieniądze prywatne od związanych z działalnością – tak, to piekielnie ważny i mądry wybór).
W efekcie masz własną działalność! Pierwsza straszna rzecz za Tobą. Pora na największe monstrum. Podstawowe obowiązki związane z jej prowadzeniem.
Pora na bieżące obowiązki…
Czas wymagany z Twojej strony na dopełnienie podstawowych obowiązków przedsiębiorcy będzie zależał w dużym stopniu od tego, ile wystawiasz faktur i ile rozliczasz łącznie dokumentów miesięcznie. Z opieką biura rachunkowego, przy kilku fakturach, Twoje wymagane zaangażowanie może spaść nawet do 30 minut miesięcznie. Tyle czasu zajmie Ci zrealizowanie wymaganych przelewów, wystawienie pojedynczych faktur i dostarczenie wszystkich dokumentów online.
A co do samego biura rachunkowego…
Choć nasze polskie prawo podatkowe zdecydowanie należy do zawiłych, zachęcam Cię, by samodzielnie zgłębiać jego aspekty, które dotyczą Twojej działalności. Tak czy inaczej, gorąco polecam Ci powierzenie opieki nad sprawami rachunkowymi profesjonalistom. Zwłaszcza, że sam dziwię się, dlaczego usługi biur rachunkowych są tak tanie.
Osobiście płacę wyższą półkę cenową, jak za prostą działalność gospodarczą – 200 zł netto miesięcznie przy kilkunastu dokumentach miesięcznie. Dlaczego tyle? Znalazłem biuro, które podobało mi się z opinii (wyglądających całkowicie naturalnie), oferty i pierwszego spotkania, podczas którego właścicielka biura pokazała się z bardzo profesjonalnej strony, poświęcając mi ponad 1,5 godziny swojego czasu. Dodatkowo, w ramach podstawowej usługi mogę skonsultować dowolne kwestie podatkowe. Moim zdaniem to absurdalnie niska cena za profesjonalną usługę.
Powiem więcej. Otrzymałem oferty na współpracę już od 50-100 zł miesięcznie netto. Za stówę może i bym skorzystał. Za 50 zł netto chyba poczułbym za duży dyskomfort.
Typowe obowiązki przedsiębiorcy prowadzącego prostą jednoosobową działalność gospodarczą
Musisz pamiętać o kilku terminach (albo i nie musisz)
Przede wszystkim będzie interesował Cię termin płacenia składek:
- składek ZUS – 10 dzień każdego miesiąca (za siebie) // EDIT: Nieaktualne od wejścia Polskiego Ładu
- podatku dochodowego – 20 dzień każdego miesiąca,
- VAT (jeśli będziesz VATowcem, a to ustalisz np. w oparciu o poradę księgowego) – 25 dzień każdego miesiąca.
O tych terminach warto pamiętać, ustawiając sobie przypomnienie w kalendarzu. Jeśli jednak każdego dnia jesteś na bieżąco ze skrzynką e-mail, tak naprawdę… I o tym nie musisz specjalnie pamiętać. O terminach płatności składek mailowo przypomni Ci dobre biuro rachunkowe (zapytaj o to dla pewności), a w wielu przypadkach także przypomnienia w panelu bankowego rachunku firmowego. Ja stawiam jednak na poleganie na własnym kalendarzu.
Robienie przelewów
Potrafisz robić przelewy, prawda?
Oprócz opłaty za biuro rachunkowe, przelewać będziesz wpłaty na konto ZUS, podatek dochodowy, VAT (jeśli będziesz VATowcem) oraz oczywiście za nabywane towary i usługi. Ile przyjdzie Ci zapłacić zaliczki na podatek dochodowy lub ile VATu? Powiadomi Cię o tym biuro rachunkowe.
Wystawianie faktur
Wystawianie faktur to jedna z tych rzeczy, których jak wywnioskowałem z własnych obserwacji grup dla początkujących przedsiębiorców na Facebooku, najczęściej boją się ludzie. Jest to dla mnie zupełnie jasne, gdyż jest to coś nowego dla kogoś, kto nie miał do czynienia z księgowością, administracją lub prowadzeniem własnej działalności gospodarczej. W praktyce wystawianie faktur (choć może być czasochłonne przy dużej liczbie wystawianych dokumentów) jest jednak proste i należy do tego podejść jak do lekcji matematyki w podstawówce, na której zaraz nauczysz się mnożyć pod kreskę. Zadanie to sprowadza się do wypełnienia kilku pól, takich jak nazwa podmiotu, któremu wystawiasz fakturę, NIP, dane wystawiającego (Twojej działalności), kwota, stawka VAT (wyluzuj, będziesz wiedzieć albo zapytasz o to biuro rachunkowe). Najtrudniejsze, co moim zdaniem Cię spotka, to PKWiU, którego numer musisz wybrać do faktury. W tym wypadku wystarczy jednak, że zapytasz o to księgowego. Jeśli sprzedajesz podobne usługi lub produkty, zazwyczaj będziesz w kółko posługiwać się tymi samymi PKWiU i po kilku fakturach zapomnisz o tym, że kiedykolwiek stanowiło to dla Ciebie problem.
Podsumowując? Wystawianie faktur jest dziecinnie proste. Musisz po prostu iść na krótką lekcję, która Cię tego nauczy.
Magazynowanie dokumentów i dostarczanie ich do biura
Wszystkie dokumenty sprzedaży, faktury kosztowe i inne, musisz gdzieś magazynować, czyli mówiąc inaczej, przechowywać w dostępnym miejscu na wypadek kontroli.
Jak wygląda magazynowanie dokumentów? Zapytaj o to wybranego biura rachunkowego. W moim przypadku wszystko magazynuję po swojej stronie, w teczkach, segregowanych według podziału na miesiące, posiadając także kopię zapasową w chmurze.
Wszystkie faktury i inne dokumenty musisz także każdego miesiąca dostarczać do biura rachunkowego, by Twój opiekun mógł przeprowadzić wszystkie niezbędne działania. Istnieje duża szansa, że wybrana przez Ciebie firma umożliwi Ci dwie lub nawet trzy drogi dodawania dokumentów:
- bezpośrednio do biura rachunkowego,
- mailowo,
- przez dedykowaną platformę do współpracy na linii firma – biuro rachunkowe (np. SaldeoSMART) – opcja w mojej opinii zdecydowanie najwygodniejsza, zwłaszcza, że platforma często oferuje także inne funkcje, np. oferując jednocześnie program do wystawiania faktur.
Tworzenie budżetu i analiza finansowa
Dobra. To coś, czego nie robi mnóstwo osób z prostą działalnością. I jeśli przeraża Cię to pojęcie, uspokajam, że nie jest to związane z rozliczeniami z biurem rachunkowym lub urzędem skarbowym. Tworzenie budżetu i analiza finansowa to nic innego, jak Twój osobisty obowiązek wobec Twojej działalności. Po to, by prowadzić i rozwijać ją z głową.
Moim zdaniem, można pominąć ten element, choć wyłącznie jeśli planujesz wystawiać jedną lub kilka identycznych faktur każdego miesiąca, mieć bardzo podobne koszty i nie kierować się żadną wizją rozwoju. Przykładem będzie Janek, który każdego miesiąca oferuje swoje usługi trzem tym samym podmiotom, nie planując rozszerzenia współpracy lub pozyskania nowych klientów.
Nie mniej, jeśli interesuje Cię rozwój Twojej firmy i racjonalne gospodarowanie pieniędzmi, które zarabiasz, warto robić przynajmniej podstawowe zestawienia przychodów i kosztów, po to, by znać swój wynik w poszczególnych miesiącach, szukać sposobów na doskonalenie kondycji finansowej działalności i planowanie jej dalszego rozwoju.
Czy to wszystko?
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i współpracujesz z biurem rachunkowym, to tyle z podstawowych bieżących obowiązków, z którymi się zetkniesz.
Oczywiście, jeśli będziesz rozliczać się samodzielnie, musisz być przygotowany_a na znacznie więcej. Przy prostej działalności, w której rozliczasz kilkanaście dokumentów miesięcznie, sto lub dwieście kilkadziesiąt złotych to moim zdaniem niska kwota, zważywszy na oszczędzany czas.
Przy mojej idei życia dążącej do minimalizacji listy własnych obowiązków i odciążania głowy z odpowiedzialności za dziesiątki spraw, zdecydowanie korzystniejszą opcją jest przeznaczanie tej kwoty na to, co pozwoli mi tę działalność realnie rozwinąć. Przemyśl, czy nie warto zrobić tego za dodatkowe godziny każdego miesiąca, które przeznaczysz na to, co najważniejsze. Ostatecznie nie chodzi o to, by koszty były jak najmniejsze, a jak najmądrzejsze, czyli takie, których poniesienie dostarcza Ci wyższych materialnych lub niematerialnych korzyści.
Dodatkowe linki
DBF #54: 12 obaw, które mogą powstrzymywać Cię przed założeniem biznesu – 54 odcinek podcastu biznesowo-marketingowego Dziennik Budowy Firmy, w którym opowiadam o obawach, które mogą Cię powstrzymywać przed założeniem własnego biznesu.
