Spotykając się z pojęciem filozofii minimalizmu w życiu prywatnym i zawodowym, uważałem, że to całkowicie nie dla mnie.
Od lat dążyłem do tego, by mieć więcej:
- osiągnięć,
- pieniędzy,
- możliwości,
- umiejętności,
- doświadczeń.
Lata mijają, a ja wciąż nie doszedłem do wniosku, że nie tędy droga. Nie zostawiłem wszystkiego, nie wyrzuciłem ego do kosza i nie zdecydowałem się na rozpoczęcie kariery zawodowej mnicha. Wręcz przeciwnie. Dostrzegłem jednak, że w pozornie zorganizowanym życiu, doprowadziłem do niezłego bałaganu. Owy bałagan złożony był z mnóstwa otwartych projektów i realizowanych celów.
Na start małe case study fuckupu: Jak schrzaniłem 2019 rok?
Chaos, szum, ciężar, Syzyf i ogony.
To pierwsze 5 określeń, które przyszły mi na myśl o moim życiu w 2019 roku. Wysokie ambicje, dużo projektów, pracy, nauki, celów i zajęć. Brzmi super i ostatnie co bym powiedział to, że cierpiałem na nudę.
Podsumuję zatem jak wyglądał u mnie ubiegły rok*:
- Realizowałem 4 ważne dla mnie projekty,
- Pisałem pracę dyplomową,
- Rozwijałem 4 umiejętności,
- Udawałem, że rozwijam kilka innych umiejętności,
- Czytałem 4 książki naraz,
- Miałem 10 głównych celów na rok,
- Kilkanaście celów pobocznych,
- Próbowałem trenować 4 razy w tygodniu,
- Zainwestowałem oszczędności w 4 nowe instrumenty finansowe.
*O celach zawodowych związanych z pracą etatową nie wspominam, bo lista wydłużyłaby się dwukrotnie.
(Swoją drogą, pisząc ten tekst uświadomiłem sobie, że jeśli wierzyłbym w numerologię, zeszły rok był spod znaku „czwórki”)
Sporo tego było, prawda?
Podsumujmy zatem jakie przyniosło to rezultaty:
- Zrealizowałem 1 priorytetowy projekt,
- Przedłużyłem pisanie pracy dyplomowej o kolejny semestr,
- Rozwinąłem 1 umiejętność, czyniąc umiarkowane postępy,
- Nie rozwinąłem żadnej z umiejętności, które udawałem, że rozwijam, w stopniu zauważalnym,
- Przeczytałem 8 książek z założonych 15,
- Trenowałem średnio 2 razy w tygodniu, robiąc to często w pośpiechu i dopuszczając do długich przerw (jak zwykle nie skończyłem redukcji),
- Zrealizowałem 60% rocznych celów (to i tak nieźle),
- Zrealizowałem ok. 50% celów pobocznych,
- Finansowo wypadłem zgodnie z planem,
- Wróciłem do 1 zaniedbanej pasji, którą porzuciłem ponownie miesiąc później,
Dostałem też kilka gratisów:
- Ogromny poziom stresu, ogólnego napięcia, które (przestroga) w krytycznych momentach zahaczało o stany lękowe (nie mając do tego wcześniej skłonności),
- Problemy z koncentracją,
- Zmęczenie,
- Brak cierpliwości do ludzi,
- Brak umiejętności zrelaksowania się i czerpania przyjemności z wolnego czasu.
To fatalny przykład i szczerze przyznaję, że zawiodłem samego siebie. Starałem się osiągać coraz więcej, próbować kolejnych dróg, ale zapomniałem przypomnieć sobie, po co to właściwie robię. Wypełniając życiowy PIT, mimo sporego przychodu, koszty jakie poniosłem spowodowały, że w ostatecznym rozrachunku poniosłem stratę.
W 2020 roku intuicyjnie zredukowałem listę projektów, celów i innych ciążących na mnie spraw o ponad połowę. Dalej jest tego sporo, ale czuję się szczęśliwszy, jestem bardziej produktywny, potrafię znaleźć wolny czas i odzyskałem poczucie kontroli nad tym, co dzieje się wokół mnie.
Co łączy człowieka z maszynką do mielenia mięsa?
Jako dziecko lubiłem pomagać w kuchni mieląc mięso (chociaż nie lubiłem mielonych). Ochoczo pakowałem je do urządzenia i przepychałem ile sił w drobnych łapkach, chcąc przyspieszyć cały proces. W pewnym momencie pojawiała się jednak granica, za którą maszynka coraz głośniej krzyczała „Nieeee!”, aż w końcu silnik prawie się zatrzymywał. Niewiele zmieniłem się w tej kwestii i jako stary, a głupi, dalej łapię się na wpychaniu czterech kartek do niszczarki, myśląc, że oszczędzam w ten sposób czas.
Mówiąc prostym językiem, człowiek ma ograniczone moce przerobowe, podobnie jak maszynka do mielenia mięsa. To, że napchasz do swojego życia więcej zadań, celów lub projektów, wcale nie oznacza, że wyprodukujesz więcej. Przeciwnie, możesz zajechać silnik.
Mniej, a porządnie!
Przeprowadźmy nieskomplikowane obliczenia. Dla uproszczenia przyjmijmy, że nie pracujesz na etacie, a rząd wypłaca Ci 5000+ za udział w eksperymencie z zakresu produktywności. Trafiasz do grupy, w której realizujesz równolegle 5 projektów, poświęcając im łącznie 10 godzin dziennie. Do sukcesywnego zakończenia każdego z nich potrzeba około 200 godzin nieprzerwanej pracy, którą wykonujesz przez 6 dni w tygodniu, co daje 60 roboczogodzin tygodniowo.
Dzieląc tygodniowy czas pracy przez liczbę projektów, okazuje się, że na każdy z nich poświęcasz zaledwie 12 godzin pracy tygodniowo. Metę (czyli punkt, w którym ukończysz projekty), przekroczysz w 17 tygodniu.
Dla porównania, zachowując kanon jednej różnicy, trafiasz do grupy, w której realizujesz tylko 2 projekty. Pozostałe parametry pozostają te same. W tym warunku, na pracę nad każdym z dwóch celów poświęcisz 30 godzin tygodniowo. Punkt mety osiągniesz w 7 tygodniu.
Podstawowa przewaga grupy B wynika z możliwości korzystania z efektów realizacji 2 projektów 10 tygodni wcześniej (możemy przyjąć, że jest to korzyść finansowa). Na logikę, nic nie stoi też na przeszkodzie, by zająć się wtedy następnymi dwoma.
Czegoś tu jednak nie uwzględniliśmy!
To dodatkowy koszt, który mógłby pojawić się pod postacią:
- konieczności częstego przerzucania uwagi na inne zadania,
- spadku motywacji spowodowanego zbyt wolnymi postępami,
- wrażenia ogólnego chaosu, trudności z koncentracją,
- stresu wynikającego z nadmiernej liczby obowiązków, który istotnie wpłynie nie tylko na kondycję psychiczną badanego, ale także na efektywność wykonywanych działań.
Łatwo domyślić się, która z grup silniej doświadczy wyżej wymienionych konsekwencji.
Jak reorganizować swoje cele i projekty?
W zeszłym roku popełniłem spore organizacyjne faux pas, chcąc zrobić zbyt wiele, w zbyt krótkim czasie. Po udanych poprzednich latach stwierdziłem, że stać mnie na więcej, nie będąc świadomym tego, że właśnie wychodzę ze strefy optymalnych dla siebie obrotów i praktyk dających odpowiednie efekty. Sparzyłem się, ale dzięki temu do tego roku podszedłem bardziej realistycznie, wracając do nawyków, które sprawdzały się wcześniej, dodając także kilka dodatkowych wniosków z doświadczeń nabytych w 2019 roku.
Jako certyfikowany ekspert do spraw trzymania dwóch srok za ogon pokażę Ci podejście jakie przyjąłem w obecnym roku. Dzięki niemu w trakcie jednego kwartału dokonałem większych postępów, niż w czterech poprzednich łącznie. Co więcej, konsekwentna realizacja nowej strategii pozwoliła mi na stopniowe zwalnianie do optymalnego poziomu, w którym mam czas na pracę, własne projekty, życie prywatne, relaks, a także refleksję.
Podejście, które przyjąłem w 2020 roku opiera się na weryfikacji projektów i celów w toku , a następnie na stworzeniu listy 10, ustalonych w oparciu o kilka szczególnych zasad.
Krok 1 – Zweryfikuj listę celów i prowadzonych projektów
Nie rozwodząc się, po prostu weź kartkę i długopis, a następnie wypisz wszystkie postawione cele. Zastanów się, które z nich rzeczywiście są dla Ciebie istotne, a które zdążyły stracić na znaczeniu (często zajmujemy się sprawami, które stały się dla nas mało ważne). Te drugie wykreśl.
Jeśli nie widzisz 5 powodów, dla których warto nad czymś pracować, prawdopodobnie nie ma sensu, byś dalej poświęcał temu czas.
Krok 2 – Stwórz listę maksymalnie 10 celów na obecny rok
- Wyznacz główny projekt, któremu się poświęcisz – to ten, którym zamierzasz zawojować świat,
- Dodaj maksymalnie 1-2 projekty, którym nadasz średni priorytet – z zaznaczeniem, że nie mogą być nadmiernie ambitne i znacznie przekraczające Twoje obecne umiejętności,
- Reszta celów powinna być różnorodna – ważne, by nie dotyczyły wyłącznie biznesu / kariery zawodowej, ale także edukacji, życia prywatnego i wolnego czasu,
- Oprócz różnorodności, część celów powinna w pewnym stopniu wynikać z siebie,
Ostatniemu punktowi należy się omówienie na przykładzie. Jeśli wyznaczam roczny cel finansowy, dbam o to, by rzeczywiście wynikał on z szacowanych przychodów z projektów zarobkowych realizowanych w danym roku, a nie z pustego marzenia: „mam milion złotych na koncie”. Podobnie, chcąc rozwijać dwie umiejętności w ciągu roku, przynajmniej jedną z nich wybieram na podstawie któregoś z głównych celów, dla których będzie ona istotna . Dzięki temu rzeczywiście poświęcam się 10 rzeczom, zamiast 20 dodatkowych ukrytych, które będą torpedowały się wzajemnie. To pozwala mi na zachowanie spójności celów i ich synergii, a przy tym różnorodności, która nie pozwala na nudę. Uwzględniam też ambicje niezwiązane z życiem zawodowym, co motywuje do dbania o czas wolny.
Oczywiście to tylko moja propozycja wynikająca z przyjętej przeze mnie strategii, a nie zweryfikowany empirycznie model organizacji celów, choć w dużej mierze zgodny z ogólnymi wnioskami wynikającymi z badań nad ich osiąganiem lub znanymi technikami mającymi na celu wspierać Twoją produktywność (fakt zapisywania celów, wyznaczanie priorytetów, określanie powodów, dla których chcesz je osiągnąć) . Jeśli chcesz z niej skorzystać, nic nie stoi na przeszkodzie, a wręcz warto, byś dostosował ją do swojego stylu organizacji celów, opartego na Twoich doświadczeniach i dotychczas stosowanych technik.
To be continued
Odśmiecanie listy celów to dobry początek drogi do wprowadzenia ładu do swojego życia i pracy. W kolejnym wpisie przedstawię drugą, równie istotną rzecz, którą można zrobić dla siebie dla uporządkowania rzeczywistości i zwolnienia sporej ilości zasobów.
